Wstęp

Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych jest dla nas ważne. Zależy nam, aby ich przetwarzanie odbywało się przy zachowaniu najwyższych standardów. Poniżej znajdziesz informacje dotyczące zasad przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej dostępnej pod adresami https://smarthubgroup.eu oraz https://smarthubgroup.pl (dalej: "Strona").

1. Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) jest PGBC – PROCREATOR PIOTR KUGLARZ, ul. Zamknięta 10, lok. 1.5, 30-554 Kraków, NIP: 6772290786, REGON: 386064310 (dalej: "Administrator", "my").

Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: [email protected] oraz pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.

Jeżeli Twoje zapytanie dotyczy usług prawnych albo zostanie skierowane do prawnika współpracującego z grupą SmartHub, Twoje dane mogą zostać przekazane Kancelarii Radcy Prawnego Maciej Moryc z siedzibą w Warszawie, ul. Senatorska 2, 00-075 Warszawa, NIP 7122308205, REGON 385756314. W takim zakresie Kancelaria przetwarza Twoje dane jako odrębny administrator, w szczególności w celu obsługi zapytania, świadczenia pomocy prawnej oraz wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa i z zasad wykonywania zawodu radcy prawnego.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W zakresie przetwarzanych przez nas danych mogą znajdować się w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres korespondencyjny – jeżeli podasz go w korespondencji lub będzie potrzebny do obsługi Twojego zapytania,
  • nazwa, adres oraz numery identyfikacyjne (NIP, REGON, KRS) jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki, w imieniu której występujesz,
  • stanowisko lub funkcja, jeżeli kontaktujesz się w imieniu osoby trzeciej,
  • treść zapytania oraz załączników – jeżeli formularz lub korespondencja umożliwia ich przekazanie,
  • numer PESEL – wyłącznie wtedy, gdy okaże się niezbędny do realizacji konkretnej usługi albo do zawarcia i wykonania umowy,
  • adres IP, znacznik czasu oraz inne dane techniczne automatycznie rejestrowane przez serwer (zob. pkt 3.3).

Nie prosimy o podawanie danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO. Jeżeli przekażesz nam takie dane z własnej inicjatywy, przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi Twojej wiadomości albo usuwamy, gdy ich przetwarzanie nie jest niezbędne do realizacji celu kontaktu.

3. W jakich celach, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy Twoje dane?

3.1. Obsługa korespondencji i zapytań

Dane wprowadzone w formularzu kontaktowym lub przesłane w wiadomości e-mail przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie i prowadzenia z Tobą bieżącej komunikacji.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi naszymi usługami i utrzymywaniu kontaktów biznesowych.

Czas przechowywania: do czasu zakończenia korespondencji, a następnie nie dłużej niż przez 3 lata od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, albo do czasu zgłoszenia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania.

3.2. Działania zmierzające do zawarcia i wykonania umowy

Jeżeli Twoje zapytanie dotyczy oferty grupy SmartHub, nawiązania współpracy, realizacji projektu inwestycyjnego lub świadczenia usług doradczych albo prawnych w ramach grupy, dane przetwarzamy w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, a w razie jej zawarcia – w celu jej wykonania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli jesteś stroną umowy jako osoba fizyczna, w tym osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli kontaktujesz się w imieniu spółki lub innej organizacji; prawnie uzasadnionym interesem jest wówczas nawiązanie i prowadzenie kontaktów biznesowych z podmiotem, który reprezentujesz.

Czas przechowywania: przez okres niezbędny do podjęcia działań poprzedzających zawarcie umowy, a w razie jej zawarcia – przez czas jej wykonywania, następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

3.3. Logi serwera (kwestie techniczne)

Korzystanie ze Strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera. Każde zapytanie jest zapisywane w tzw. logach serwera, obejmujących m.in. adres IP, datę i czas zapytania, informację o przeglądarce i systemie operacyjnym. Logi służą wyłącznie celom operacyjnym i technicznym związanym z administrowaniem Stroną i zapewnieniem jej bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu prawidłowego działania i bezpieczeństwa Strony.

Czas przechowywania: logi przechowujemy nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ich zarejestrowania, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa lub do dochodzenia roszczeń.

3.4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Twoje dane możemy przetwarzać również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z korzystaniem ze Strony lub prowadzoną korespondencją.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Czas przechowywania: do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z KC.

4. Komu możemy przekazywać Twoje dane?

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być następujące kategorie podmiotów:

  • dostawcy usług hostingowych i utrzymania infrastruktury IT, w tym dostawcy usług chmurowych oraz dostawcy poczty elektronicznej, działający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej z Administratorem,
  • dostawcy narzędzi do obsługi formularzy kontaktowych, statystyki i analityki działania Strony, w zakresie określonym w pkt 6,
  • kancelarie prawne, kancelarie podatkowe, biura rachunkowe oraz inni doradcy zawodowi obsługujący Administratora, w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług,
  • podmioty z grupy SmartHub oraz partnerzy operacyjni Administratora – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów, o których mowa w pkt 3.2,
  • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie – w przypadku korespondencji tradycyjnej,
  • organy publiczne i sądy – jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Powierzenie przetwarzania danych podmiotom przetwarzającym odbywa się na podstawie umowy powierzenia spełniającej wymogi art. 28 RODO. Pracownicy i współpracownicy Administratora nie są odbiorcami danych w rozumieniu RODO – działają jako osoby upoważnione przez Administratora i przetwarzają dane wyłącznie na jego polecenie.

5. Czy przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych, w szczególności Cloudflare, Inc. (hosting Cloudflare Pages) oraz Google LLC (Google Analytics, Google Tag Manager), Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”), w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki. Przekazanie odbywa się wyłącznie wtedy, gdy istnieje podstawa prawna przewidziana w RODO, w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) albo inny właściwy mechanizm transferowy.

W przypadku dostawców z USA korzystających z ram ochrony danych UE–USA przekazanie może odbywać się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10.07.2023r., pod warunkiem że dany dostawca jest aktualnie certyfikowany w tym programie. W odniesieniu do dostawców niecertyfikowanych przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 04.06.2021r.

Kopię stosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Czy nasza strona wykorzystuje pliki cookies?

Tak. Strona wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie zapisywane w Twoim urządzeniu końcowym (np. komputerze, tablecie, smartfonie). Cookies to niewielkie informacje tekstowe, które mogą być odczytywane przez nasz system teleinformatyczny.

Pliki cookies stosujemy na podstawie art. 399 ustawy z dnia 12.07.2024r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221), a w zakresie, w jakim w cookies przetwarzane są dane osobowe – również na podstawie RODO.

Strona wykorzystuje zarówno pliki cookies niezbędne, jak i analityczne do jej prawidłowego działania, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi formularza kontaktowego oraz zapamiętania podstawowych ustawień użytkownika. Pliki te są konieczne do świadczenia usługi drogą elektroniczną żądanej przez użytkownika i nie wymagają odrębnej zgody. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu prawidłowego działania Strony. Pliki cookies analityczne dostawcy Google LLC (Google Analytics, Google Tag Manager) wykorzystujemy wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody wyrażonej za pośrednictwem baneru cookies dostępnego na Stronie; podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 ust. 1 PKE.

Jeżeli w przyszłości wdrożymy pliki cookies analityczne, marketingowe lub inne, niewymagane do działania Strony, będziemy stosować je wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody. W takim przypadku zgoda będzie wyrażana za pośrednictwem widocznego baneru, a Strona zostanie wyposażona w panel umożliwiający jej zmianę lub wycofanie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej wycofaniem.

Cookies możesz również samodzielnie zarządzać z poziomu ustawień przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na funkcjonalność Strony.

7. Jakie prawa przysługują Ci zgodnie z RODO?

RODO przyznaje Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

  • prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
  • prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
  • prawo do usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w art. 17 RODO,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
  • prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a w przypadku przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego – w każdym czasie i bez konieczności uzasadnienia (art. 21 RODO),
  • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 7 ust. 3 RODO); cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
  • prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO),
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Powyższe prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przepisy RODO i przepisy szczególne – w tym ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości, ustawa z dnia 29.08.1997r. – Ordynacja podatkowa oraz ustawa z dnia 06.07.1982r. o radcach prawnych – przewidują sytuacje, w których realizacja niektórych praw może zostać ograniczona, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo do ochrony tajemnicy zawodowej. Każde Twoje żądanie analizujemy indywidualnie i odpowiadamy na nie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO).

8. Czy podanie danych jest dobrowolne?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, nawiązania kontaktu biznesowego lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy. Niepodanie danych uniemożliwi realizację tych celów.

9. Czy podejmujemy wobec Ciebie decyzje w sposób zautomatyzowany?

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym nie profilujemy Cię w rozumieniu art. 22 RODO.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, dostawców technologicznych lub sposobu działania Strony. Aktualna wersja polityki publikowana jest na Stronie wraz z datą wejścia w życie wskazaną na początku dokumentu.